第一条为提升学校管理与服务能力，最大程度便利学校教职工日常事务的开展，学校建设了基于简道云的线上办事流程服务平台 (以下简称“码上办”)。为建设和管理好码上办，结合学校信息化工作实际，制定本办法。
第二条码上办。码上办是指将学校各类面向教职工办理的审批、管理与服务业务流程(以下统称为“业务流程”)数字化，并进行集成管理的综合信息平台,可实现教职工网上业务办理、办理进度查询，单位网上处理、统计查询等功能。码上办的使用依托于企业微信，集成在“中南大微校园”企业号中。
第三条 建设原则。码上办按照“统一规划、统一建设、规范管理、职责明晰”的原则进行建设和管理。
第四条信息管理部。信息管理部负责制定码上办相关管理制度；负责规划并统筹建设码上办，受理业务流程入驻码上办的申请; 根据业务单位所提需求，实现码上办流程上线；制定码上办突发事件技术应急预案，组织应急预案演练。
第五条业务流程所属单位。业务流程所属单位负责梳理、优化及再造本单位主管、牵头或参与的业务流程，确定业务流程的审核、审批、转办、办结等各个办理节点及其表单；在本单位设立业务流程管理员，负责落实本单位所涉业务流程各节点办理人员及其权限，并向信息管理部报备；督查本单位办理人员按时完成审核、审批、转办、办结等任务；制定所负责业务流程的线下应急办理预案； 负责组织相关业务流程的培训和解释工作。
第六条人员管理。码上办的所有申请人、办理人员、各级管理员等必须是学校教职工，包括在编在岗人员及临时派遣人员，信息管理部根据备案信息对工作人员分配相应的管理权限。当上述人员信息及职责发生异动时，须及时报信息管理部备案，并由信息管理部进行账号及权限的禁用、变更等；当相关人员调离原岗位时应办理交接手续，履行相关保密义务。
第七条业务流程入驻原则。除保密等原因外，原则上学校各单位所有面向教职工的管理与服务流程均可在码上办上实现。
第八条业务流程入驻申请。业务流程主管或牵头单位负责提交所负责的业务流程入驻申请，信息管理部对入驻申请进行审批。
第九条业务流程建设与开发。业务流程主管或牵头单位召集业务流程相关单位对流程进行梳理，确定业务流程的节点及各节点的处理人等信息；信息管理部负责流程开发。
第十条业务流程上线。业务流程经该流程涉及的所有单位确认并配置完成相关工作人员管理权限后方可正式上线。
第十一条业务流程变更。对现有业务流程进行变更时，业务流程主管或牵头单位应向信息管理部提交变更申请及变更需求，变更后流程的上线参考新流程上线程序。
第十二条业务流程下线。需要撤除现有业务流程时，业务流程主管或牵头单位向信息管理部提交撤除申请，信息管理部将该流程列入已下线流程，并保留流程相关数据可供查询统计等使用。
第十三条线上线下对接。能线上办理的流程,应尽量全部实行线上办理；线下部分能够使用自助终端等自动化手段完成的，尽量使用自动化手段；线下部分需要人工完成的，在流程完成线上部分后,由流程申请人或办理人将线上部分打印后进入线下办理程序，打印件的真实性由线下收件人通过系统进行审核。
第十四条责任追究。因码上办相关工作人员疏于值守、账号密码泄露、账号借与他人、审核不严等原因而导致发生安全事件或不良后果的，追究相关责任人的直接责任,追究单位负责人的领导责任；盗用他人账号的，追究盗用人员的法律责任。
第十五条 本办法由信息管理部负责解释。
第十六条 本办法自发布之日起施行。
